Trabajo en equipo ¿Cómo hacerlo desde casa?

Las medidas preventivas ante la pandemia por COVID-19 en el mundo, han restringido el contacto con otras personas incluyendo en los lugares de trabajo, por lo que las empresas han decidido emplear el trabajo desde casa o home office, apoyándose en la tecnología.

De acuerdo con la Organización Mundial de la Salud, trabajar a distancia ayudará a las empresas a seguir funcionando y sobre todo proteger la salud de sus empleados. Aunque para algunos trabajar desde casa ha sido un proceso de adaptación complicado, el tiempo de confinamiento ha ayudado a asimilar mejor la situación y encontrar la ventajas de esto.

Liderar equipos de forma remota y el trabajo en equipo puede volverse otro de los retos a cumplir por los problemas de comunicación que surgen al usar la tecnología.

¿Cuáles serian las claves principales para que tú y tu equipo se adapten y colaboren mejor?

 El desarrollo de nuestras habilidades blandas o soft skills será de gran relevancia para un trabajo en equipo exitoso.

1. Comunicación: Implica escucha activa y capacidad de escritura. Las empresas quieren que su personal sea capaz de explicar a fondo sus pensamientos e ideas con detalle y convicción.
2. Organización: La planificación y ejecución efectiva de proyectos y tareas de trabajo.
3. Puntualidad: A nadie le gusta esperar.
4. Pensamiento crítico: La capacidad de utilizar la imaginación, el razonamiento, la experiencia pasada, la investigación y los recursos disponibles para comprender y resolver los problemas es fundamental por razones obvias.
5. Habilidades sociales y automotivación: Una actitud positiva siempre irá en beneficio del equipo.
6. Creatividad: Ser ingenioso e innovador para encontrar soluciones a los problemas en el trabajo.
7. Comunicación interpersonal: El equipo tiene que comunicarse bien entre sí con el fin de intercambiar ideas. Es muy importante gestionar conflictos y saber cómo comunicarlos. También ser capaz de comunicarse con confianza y profesionalmente con clientes. Es muy importante controlar la comunicación no verbal y cuidar la imagen que se proyecta.

• Adaptación al cambio. Nos exige conocer a fondo el nuevo contexto, identificar cuáles son los cambios a los que debemos adecuarnos y actuar en concordancia con ellos.
• Personalidad amable: Ser respetuoso y optimista. La empatía es muy necesaria. Saber escuchar y aconsejar ayudará mucho a resolver problemas de forma más rápida.

Otras soft skills muy demandadas son la Inteligencia Emocional, que se relaciona con la capacidad de identificar y manejar no sólo las propias emociones sino las de otros, y la habilidad de investigación para encontrar respuestas a problemas comunes. Aunque todas son de gran importancia para un trabajo productivo; las habilidades de comunicación, organización, habilidades sociales, automotivación y adaptación al cambio, son indispensables para un trabajo en equipo exitoso.

Herramientas para mejorar el trabajo en equipo:

• Coordinar videollamadas: Usar el correo electrónico para coordinar tareas en equipo no es conveniente.  En ese sentido, la mejor opción es comunicarse a través de videochats o llamadas telefónicas. Estas podrían realizarse tres veces a la semana (para revisar el estatus de las tareas) y no deberían durar demasiado. Entre 30 y 45 minutos es lo recomendable.
• Herramientas colaborativas: Hoy en día existen diversas herramientas que facilitan el trabajo de manera remota. Estas son algunas de ellas:
• Google Hangouts: Esta aplicación te permite enviar mensajes o fotos a tus contactos, iniciar llamadas de voz o video gratuitas. Además, puedes convertir cualquier conversación en una videollamada grupal con hasta 10 contactos y sincronizar los chats en todos tus dispositivos, así como enviarles mensajes a tus contactos, incluso si no están conectados.
• Slack: ¿Qué te permite realizar? Compartir archivos, hacer llamadas de voz o video, compartir pantalla para mostrar tu trabajo y colaborar con miembros externos a tu equipo, etc.
• Trello: Es otra herramienta recomendaba por profesionales que trabajan en equipo y de manera remota. Trello te permite organizar y priorizar tus proyectos o tareas a través de tarjetas, listas y tableros.
• Skype: Es una herramienta muy popular debido a que te permite realizar llamadas de audio y videollamadas de alta definición, compartir presentaciones o cualquier elemento durante una llamada con la pantalla compartida, grabar llamadas en directo y realizar conversaciones en modo privado.
• Microsoft Teams: Es la herramienta de colaboración de Office 365. Permite administrar fácilmente los proyectos en equipo. Es de pago, pero debido a la coyuntura Microsoft ha puesto a disposición de los usuarios una versión gratuita, para promover el trabajo de manera remota.

Elementos que dificultan el trabajo en equipo:

• Comunicación poco clara y negativa: Para que un equipo remoto funcione con éxito, es importante que exista una buena comunicación entre compañeros. Si eres el líder, asegúrate de fijar normas de comunicación para el correcto entendimiento y desenvolvimiento de los profesionales a tu cargo.
• Poca disponibilidad: La idea es que sean tan receptivos y se mantengan disponibles como lo son en la oficina. Una respuesta lenta a tareas sencillas influye en el ánimo y motivación de los colaboradores.
• Ausencia de jefes o líderes: Como líder se debe dar un ejemplo claro y congruente de lo que se espera de los trabajadores.
• No reconocer el esfuerzo de los miembros del equipo.
• No dar seguimiento a las tareas o proyectos.
• Utilizar medios de comunicación no establecidos: Las conversaciones “informales” o personales no están mal. Lo que podría ser perjudicial para el espíritu colaborativo del equipo es que se tomen decisiones sobre las tareas en esos chats, donde obviamente no están todos los miembros que deberían participar.

Trabajar en equipo y mejorar nuestro desempeño laboral será más sencillo si aprovechamos nuestras competencias individuales. El coaching es una excelente opción para desarrollar y aprovechar al máximo tu potencial.

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