Recomendaciones para mejorar la comunicación organizacional

Cuando hablamos de comunicación organizacional, institucional o corporativa, nos referimos al envío y recepción de información entre los miembros que forman parte de una empresa, institución etc., con el objetivo de alcanzar un fin determinado.

La comunicación organizacional va más allá del intercambio de información entre los trabajadores, ya que abarca el establecimiento de las dinámicas de cooperación, coordinación y de avance conjunto hacia los objetivos. Gestiona la organización y la integración de sus distintos elementos, teniendo un impacto en la productividad y calidad.

Factores de la comunicación organizacional:

•Su carácter social. Tiene que ver con individuos en diversos cargos dentro de una organización, por lo que posee un carácter cultural.

•Su carácter disciplinario. Es también un área del saber administrativo que intenta aplicar criterios científicos sociales al modo en que se dan las comunicaciones intra y extra corporativas.

•Su carácter técnico y de actividades. Su cometido es desarrollar una estrategia que facilite y agilice el flujo de información entre la organización y su público, o entre sus diversas partes.

La comunicación organizacional es un factor clave en la construcción de un clima organizacional, o sea, en la constitución del flujo interno y externo de la información, lo cual implica:

•El intercambio con el público consumidor y la oportunidad de feedback.

•El acompañamiento de la gestión y administración, permitiendo la evaluación interna y la corrección a tiempo.

•La coordinación de las diversas partes de la organización para lograr resultados óptimos.

•La proyección de una imagen controlada de la organización, de acuerdo con sus estrategias de promoción o publicidad.

Tipos de comunicación organizacional

•          Comunicación interna y externa. Se entiende como comunicación interna a la comunicación entre las instancias que conforman la organización (departamentos, coordinaciones, etc.) y la externa la que media entre la organización y el mundo exterior (clientes, anunciantes, etc.).

•          Comunicación formal e informal. La comunicación formal es la que deja constancia escrita de lo dicho e involucra los recursos oficiales de la organización (memorandos, notificaciones oficiales, etc.), mientras que la informal es aquella que se da oralmente, a través de llamadas o cualquier otro acto comunicativo efímero y personal entre los individuos que hacen vida en la organización.

•          Comunicación ascendente, descendente y horizontal. Esta clasificación tiene que ver con la jerarquía dentro de la organización. La ascendente y la descendente tienen lugar entre jefes y subordinados, subiendo cuando va de estos últimos a los primeros, y viceversa. En cambio, la horizontal es aquella que se da entre individuos del mismo eslabón jerárquico, o sea, entre pares.

Barreras de la comunicación organizacional obstáculos que impiden o reducen la efectividad de la comunicación.

•Falta de o pobreza de planificación. La deficiente previsión de los mecanismos de comunicación, que deja todo al libre albedrío de los individuos sin que exista un protocolo oficial o formal. También puede tener que ver con una mala jerarquización, en la que la comunicación puede entregarse a unos u a otros dependiendo del criterio del individuo.

•Deficiencias en la selección o formación del personal. Las personas que hacen vida en la organización deben cumplir ciertos requerimientos mínimos en materia organizacional y también comunicativa y, en caso de no hacerlo, deberán recibir adiestramiento o calificación, en forma de cursos de escritura, orientación comunicacional, cursos de idiomas, etc.

•Pérdida de información por retención limitada. Esto ocurre a menudo en las organizaciones en las que la información debe viajar de un departamento a otro y a otro hasta alcanzar luego su destino, perdiendo precisión y detalles necesarios en el camino.

•Barreras internacionales. Diferencias significativas en lo idiomático, la metodología de trabajo, la concepción cultural del trabajo y otros factores que puedan entorpecer la recepción de la información y requieren de un mínimo de adaptación del mensaje.

Estrategias de la comunicación organizacional

Algunas estrategias para mejorar la comunicación organizacional son:

•Auditar la comunicación. Cada cierto tiempo es conveniente realizar una auditoría para evaluar el desempeño comunicativo de la organización y realizar los diagnósticos pertinentes que conduzcan a medidas de mejoramiento.

•Reforzar la comunicación informal.  Actividades lúdicas y trabajos en equipo en los que la gente pueda conocerse y aprender a comunicarse en persona, servirán de base para la comunicación «de trabajo” posterior.

•Limitar el tiempo perdido. Las organizaciones suelen ser propensas a las reuniones largas y extensas en las que se pierde el tiempo y la comunicación se estanca. Este tipo de actividades deben mantenerse al mínimo, propiciando en su lugar dinámicas de comunicación más fluida, más inmediata y acorde a los tiempos.

La comunicación organizacional es toda forma de comunicación en una empresa, corporación o institución. Trabajar en una comunicación efectiva tendrá un impacto positivo en los resultados de calidad y productividad.

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