Técnicas para gestión de tiempo y aprovechamiento laboral

Muchas personas y lugares de trabajo pasan constantemente por situaciones en las que no han sabido cómo aprovechar el tiempo de manera eficiente debido a malos hábitos en la administración del mismo. El tiempo es un bien escaso, es limitado, por lo que hay que aprovecharlo lo mejor posible para mantener y mejorar la productividad.

La gestión del tiempo debe empezar desde uno mismo, y es así como la jornada laboral puede terminar o positiva, cuando se aprovechó todo el tiempo disponible para realizar una tarea y para descansar, ambas de manera eficiente y completa, o negativa, cuando no se cumplieron las tareas propuestas, aunque se haya sentido que todo el tiempo disponible fue invertido en realizarlas. Por eso, te proponemos algunas ideas muy eficaces para mejorar tu desempeño y tus resultados:

Sugerencias para la empresa o área de trabajo.

Reingeniería de procesos. Esto no es otra cosa que establecer secuencias e interacciones nuevas en procesos administrativos conocidos, ello con el fin de mejorar la gestión del tiempo y de aumentar la eficacia, la efectividad y la productividad.

Crear procedimientos. Se trata de prevenir creando protocolos de acción, con la finalidad de aplicarlos a toda la empresa y ahorrar tiempo en ponerse a pensar “qué hacer si se presenta determinada situación”.

Definir el puesto de trabajo. Parece obvio, pero te sorprenderías al conocer la cantidad de lugares de trabajo donde no existen perfiles óptimos relacionados a los diferentes procesos o actividades del puesto. Definir los perfiles te ayudará a elegir a las personas adecuadas para cada puesto y evitará restar tiempo de producción a aquellas a quienes no les corresponde y que regularmente (por falta de personal o de organización general) las realizan.

Sugerencias para el empleado.

Prioriza. Ciertamente hay muchas actividades que no deben de hacerse en horas laborales, o bien, hay actividades no urgentes que pueden esperar, como contestar algunos correos. Detectar las prioridades del día (y las que surjan en el momento) y realizarlas a la brevedad mejorará tu productividad resaltando con un desempeño eficiente.

Planifica el tiempo. Pudiera parecer irónico decir que se pierde tiempo planificando el tiempo, pero no es así, pues está comprobado que dedicar mínimo 1 hora para planificar todo el día ahorra de 3 a 4 horas de actividad y mejora los resultados. Y un buen consejo es utilizar los últimos 20 minutos de la jornada laboral para planificar el día siguiente.

Di “NO” a los ladrones de tiempo. A ese amigo que te invita a fumar o a platicar, a las llamadas que sabes que te quitarán tiempo, atender a personas que no te corresponden, etc., son situaciones que fácilmente te sacan de tu rutina laboral. Aprende a ser firme y a decir “no”.

Referencias:

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